Кривелевич Борис Александрович. Об информационно-вычислительной системе

Руководителю об информационно-вычислительной службе.

Об авторе: Специалист по информационным технологиям. Писатель.

Десяток научных и ряд литературных публикаций.

Прошел курс обучения в Белорусско-Американской школы бизнеса, которая

проводилась под эгидой Браунского университета (США)

Введение

Сейчас никого не удивишь тем, что в любом офисе, на столе почти каждого сотрудника стоит компьютер. Но если мы попробуем разобраться, для чего используют люди это умное устройство, то с удивлением обнаружим, что они зачастую просто заменяют компьютером ушедшую в лету пишущую машинку с приставленной к ней машинисткой. А носителями информации продолжают оставаться бумажные документы. И эти документы, пусть даже подготовленные с помощью компьютера, в свою очередь становятся источником информации для создания других бумажных документов. И так далее...

Но настало время, когда такое положение вещей становится совершенно недопустимым. Необходимо создавать в Вашей организации Информационно-вычислительную службу (ИВС).

Информационно-вычислительная служба уже становится обязательной составляющей в организационной и управленческой структуре любой производственной и экономической деятельности. Эта служба должна не только обеспечивать жизнеспособность организации, но и дать ей возможность развиваться в условиях нынешней, достаточно жесткой конкурентно-рыночной ситуации. Правильно организованная, укомплектованная квалифицированными кадрами, она вырастает из уготованной ей роли второстепенной вспомогательной службы, источника накладных расходов. Становится понятно, что без наличия подобной службы выбор и реализация эффективной стратегии развития становится невыполнимой задачей. Более того, со временем Вы обнаружите неспособность своей организации выдерживать конкуренцию по потребительской стоимости продукции, ее качеству и производственным расходам с другими фирмами -- отечественными или иностранными, обладающими подобной системой.

Естественно, мысль о том, что для создания ИВС, Вам придется погрузиться в совершенно новый для Вас вид деятельности, пугает Вас. Но наличие конкурентов всё-таки заставит отнестись к этой задаче со всей серьезностью. И пусть даже Вы изначально уверены, что вовсе не обязательно внедрять у себя любые возможные хитроумные устройства и все доступные технологические новшества. Однако естественное желание быть уверенным в продолжительном успехе своего дела заставит Вас приступить к созданию информационно-вычислительной службы. И чем более энергичную линию поведения Вы при этом выберете, тем более ощутимыми будут преимущества, которые Вы получите в результате внедрения достижений современных информационных технологий, позволяющих работать так, как никогда ранее не было возможно.

Информационно-вычислительная служба (ИВС), имеющая в своем распоряжении современные технические средства и соответствующее программное обеспечение, может стать мощным оружием конкурентной борьбы, положительно повлиять на организацию работы и обработку циркулирующих в Вашей организации потоков информации. Поэтому решение о создании ИВС является важным решением стратегического уровня, и к принятию такого решения нужно относиться ответственно.

При этом нужно учитывать, что не существует такого объекта, как готовая, "под ключ", программно-компьютерная система. Не надейтесь на то, что Вам достаточно будет купить и установить ее, включить компьютеры и эта система начнет делать все то, что Вы хотите.

Поймите, что ИВС должна более, чем что либо другое, соответствовать особенностям деятельности Вашей организации, а эта деятельность уникальна. Никто другой не организует работу своей фирмы в точности так же, как и Вы, и, в большинстве случаев, было бы нереалистично ожидать, что Ваша фирма изменит свою работу и потоки документации так, чтобы соответствовать требованиям "готовой" программной системы. Поставщики программного обеспечения пишут свои программы для массового рынка. Поскольку, как правило, задачи существенно отличаются от организации к организации, вряд ли найдется большая группа заказчиков, между которыми можно было бы распределить затраты поставщика на разработку.

При выборе поставщиков программного обеспечения для ИВС, нужно быть уверенным, что они смогут предоставить Вам такие гибкие средства, которые позволят реализовать функциональные возможности системы с учетом специфики Ваших задач и решать эти задачи так, как требуется в деятельности Вашей организации. Как правило, программные средства требуют настроек под эту специфику. Вам следует планировать создание, в составе ИВС, коллектива программистов для осуществления этих настроек. Пусть даже эта группа будет совсем небольшой, но организовать ее нужно.

Возможно, объем системы покажется Вам слишком большим. Не пугайтесь. Система должна создаваться поэтапно, пошагово и по фазам. Важно начать и последовательно, целеустремленно проводить эту работу. При нынешней экономической конъюнктуре риск, связанный с бездействием, превышает риск от любых, пусть даже дерзновенных, шагов в сторону информатизации.

Необходимо своевременно принять решение о покупке компьютерной техники. В силу быстрого прогресса в этой области, уже в момент, когда Вы делаете заказ на ее покупку, она устаревает. Но необходимо помнить следующее: устаревание должно произойти независимо от того, когда Вы принимаете это решение. И промедление приводит к заметному проигрышу, выражающемуся во временных издержках, длительности обучения и растущем преимуществе конкурентов.

Стратегическое значение ИВС

Стратегическими обычно считаются аспекты, воздействие которых длится более трех лет. В силу специфики нынешней экономической ситуации, Вы редко работаете в таких временных режимах. Невозможно предугадать, что случится даже через несколько месяцев. Тем не менее, нельзя успешно руководить организацией, не имея долговременной перспективы.

Некоторые аспекты руководства организацией, такие, как вопросы разделения рынка и оценка затрат на производство, могут быть объективно измерены и обсчитаны. Оценка других, таких, например, как общая направленность деятельности, обусловлена фундаментальными соображениями о назначении организации и стоящих перед ней целях. Эти аспекты по своей природе являются долговременными. Хотя к ним применимы также оценки тех изменений, которые происходят за небольшой период, а также действия, рассчитанные на такой период, надо учитывать, что любые существенные долговременные изменения могут быть произведены лишь посредством ряда последовательных долговременных усилий. Важнейшую роль в оптимизации этих усилий должна сыграть ИВС. И, вне всяких сомнений, стратегия информатизации является долговременной стратегией.

Необходимо добавить, что все аспекты руководящей деятельности должны быть тесно увязаны с маркетингом, то есть, в первую очередь, должны быть ориентированы на запросы рынка.

Современными исследователями выделена и описана тенденция к сегментации рынка. Потребители уже не удовлетворяются ограниченным ассортиментом товаров. В наше время требуется не только значительное разнообразие товаров, но и максимально возможная приспособленность товаров к запросам различных, более или менее специализированных групп потребителей.

Одновременно с этим усиление международной конкуренции приводит к возникновению неких стандартов элегантности, качества и приемлемой цены, без учета которых невозможно хоть какое-нибудь участие в борьбе за разделение рынка. Кроме того, становится всё более очевидным, что любое крупное предприятие для того, чтобы добиться экономического успеха, должно позаботиться о разработке глобальных маркетинговых стратегий.

И тут ИВС начинает выполнять роль, отличную от ставших привычными еще с прошлого века ролей источника дополнительных затрат и инструмента для переноса информации на магнитные и бумажные носители. ИВС превращается в инструмент для совершенствования методов извлечения прибыли. За счет повышения эффективности использования как внутренних, так и внешних факторов конкурентной борьбы происходит значительное возрастание доходов.

Если исследовать структуру капиталовложений в предприятиях и организациях, то обнаружится, что, как правило, не менее 80% всех инвестиций приходится на капитальное оборудование. Но достаточно редко подобное разделение является оправданным. Такое соотношение размеров инвестиций в систему управления и в другие системы обеспечения функционирования фирмы вызвано, как правило, всего лишь отсутствием у руководителя понимания того, насколько важным источником информации, порождающей прибыль, является ИВС.

Для большинства видов товара величина наценки при реализации существенно зависит от того, сколь велики издержки функционирования предприятия, то есть существенно зависит от эффективности работы ИВС. И эта зависимость, по-видимому, будет только возрастать, поскольку тенденция к сегментации рынка и сокращению срока службы продукции и товаров способствует повышению требований к интенсивности и полезности труда управленческого персонала, а также к согласованности общих усилий.

Переход к экономике, основанной на интенсивном использовании информационных технологий, влечет за собой необходимость структурных изменений. Влияние управляющих решений, как правило, возрастает по мере развития фирмы. Так как устранение последствий неправильных (или несвоевременных) управляющих решений является очень дорогим удовольствием, то важно убедиться, что принимаемые решения хороши, и приняты настолько своевременно, насколько это позволяет специфика ситуации. Доказано, что стоимость радикального изменения управленческих решений не только не пропорциональна времени, прошедшего от принятия решения до момента внесения изменений , а возрастает, с течением этого времени, экспоненциально. Этим подтверждается необходимость своевременного принятия максимально возможного числа основных управляющих решений.

В силу возрастающего влияния управляющих решений на размеры производственных затрат, следует обратить внимание на внедрение методов и систем, которые позволяют управленцам принимать наилучшее решение за минимальное время. Этого можно достичь с помощью предоставляемых ИВС возможностей анализа экономической ситуации, быстрого доступа к точной информации и использования экспертных систем (программных средств, предоставляющих возможность принятия управленцами решений на уровне квалифицированного эксперта).

Информация, получаемая в результате функционирования ИВС, позволит Вам минимизировать производственные затраты, обеспечить существенную экономию затрат на материалы и ремонтные работы, повысить эффективность работы персонала и коэффициент использования оборудования, оптимизировать уровень товарных запасов. Нужно еще раз заметить, что для полной реализации своего потенциала, ИВС должна использоваться строго по назначению.

Типичная ловушка, в которую попадают многие организации, состоит в неумении финансировать эту службу (как уже существующую, так и ожидаемую). Зачастую раздельное финансирование ИВС и остальных служб предприятия, не только сажает систему на голодный паек, но и сокращает общую возможную экономию, поскольку это как раз тот случай, когда итог оказывается, на самом деле, больше, чем сумма его составляющих.

ИВС выгодно отличается от других служб и систем тем, что не только определяет текущую, но и способна оказать существенное влияние на выбор будущей экономической политики предприятия.

Мы уже обсуждали роль, которую играют обслуживаемые и используемые ИВС программные системы, их значение для эффективного контроля затрат и для успешного участия в конкурентной борьбе. Теперь коснемся некоторых аспектов их использования для решения задач долгосрочного стратегического планирования.

Процесс планирования проходит через следующие этапы:

-- Финансовое планирование -- соблюдение бюджета;

-- Планирование, основанное на прогнозе -- предсказание будущего;

-- Планирование, ориентированное на внешние условия -- стратегический замысел;

-- Стратегическое управление -- создание будущего.

На четвертом этапе планирования применяют методы, которые позволяют фирме выбирать и строить свое будущее. Этот уровень планирования является частью реализации общего плана работы фирмы в будущем.

Прежде всего, само по себе, создание современной ИВС является энергичным наступательным способом создания будущего. Фирма получает возможность планировать и реализовывать процессы, реализующие новые смелые направления, и сокращать при этом сроки, необходимые для их воплощения. На ответственности администрации лежит постоянный мониторинг деятельности фирмы -- ее рынков, продукции и процессов -- и планирование ее дальнейшего продвижения в этих областях. Очевидно, что только используя возможности, предоставляемые ИВС, администрация будет способна справиться со всем этим.

Основные законы преобразований гласят: "стратегия следует знанию" и "структура следует стратегии". Это означает, что предприятие должно пройти, по крайней мере, два цикла знание--стратегия--структура, прежде, чем оно обретет реальную возможность выполнять стратегическое планирование средствами ИВС. Первоначально (первый цикл) необходимо сформировать знания для моделирования экономической деятельности и определения потребности предприятия в информатизации; затем должна быть сформулирована стратегия такой информатизации. Исходным элементом в структуре будущей информационно-вычислительной системы, ее основой, должна стать подсистема сбора и хранения экономической информации. Такая подсистема должна являться достаточно гибкой. Её можно формировать практически неограниченным количеством способов. Главное, чтобы она допускала, в процессе создания ИВС, внесение изменений в соответствии с изменением экономической конъюнктуры. Для того, чтобы убедить сомневающихся и максимально приблизить момент, когда Вы сможете увидеть первые результаты, удостовериться, что вложение средств в ИВС приносит ощутимую пользу, можно (и даже нужно) интегрировать подсистему сбора информации с задачами компьютеризации бухгалтерского учета и компьютеризации документооборота в фирме. Обе эти задачи, по самой своей сути, весьма тесно увязаны с задачей сбора информации.

Далее, как только подсистема сбора информации обретает работоспособность, она начинает помогать в выполнении второго цикла знание-стратегия-структура. Имеющая место в рамках этой подсистемы улучшенная информационная связь обеспечит полноценное знание того, каковы возможности организации. Сопутствующая система поддержки решений может помочь в анализе рыночной ситуации и оценке конкурентоспособности фирмы.

Добавим , что нецелесообразно полностью перекладывать "на плечи" компьютеров весь груз стратегического планирования. Компьютеры должны выполнять роль мощного инструмента для обработки больших объемов информации и, возможно, даже давать рекомендации.

Но принимать решения, имеющие стратегическое значение для развития фирмы, будут всё-таки люди.

Ни у кого не вызывает сомнения, что, при планировании деятельности предприятия, необходимо не только учитывать специфику этой деятельности и присущую предприятию номенклатуру товаров, но и руководствоваться при этом требованиями рынка. Однако на практике зачастую оказывается, что слишком мал уровень согласованности между стратегией выпуска товаров и стратегическим прогнозом изменения рыночной конъюнктуры. Если рыночная ситуация диктует сдвиг к существенному снижению цен, то, чтобы выстоять в конкурентной борьбе, фирме необходимо реализовать некий план модификации своей экономической политики или план выбора некой новой рыночной ниши. Обладая ИВС, администрация будет иметь возможность не только прекрасно ориентироваться в текущей рыночной ситуации, но и, с высокой степенью достоверности, прогнозировать будущие ее изменения.

С другой стороны, существенные капиталовложения в компьютеры и программное обеспечение, большое время, потраченное на создание ИВС, побуждают к особой осторожности с тем, чтобы эти капиталовложения не пропали.

Поэтому проект ИВС обязательно должен предусматривать следующие характеристики системы, способствующие ее гибкости:

-- Объединение в сеть -- для обеспечения управляемости и обмена данными;

-- Распределенность системы -- для того, чтобы избежать концентрации всех преимуществ информатизации в одном месте;

-- Адаптируемость к поставщикам и потребителям -- возможность связи по данным с информационными системами поставщиков и потребителей.

Появляются возможности эффективного управления предприятием во все более сложных условиях, обусловленных современными рыночными отношениями. Допустим, возникла потребность в изменении ассортимента производимых товаров для того, чтобы занять освободившуюся рыночную нишу. Необходимо оперативно найти поставщиков, способных обеспечить комплектующими изделиями выпуск нового товара или новой группы товаров. Ведь позволить ранее созданной системе связей определять экономическую политику фирмы -- это все равно, что запрячь телегу впереди лошади.

ИВС облегчит Вам внесение изменений в политику выпуска товаров и учета потребностей рынка, поскольку, по самой своей природе, такая служба, если она правильно спроектирована и организована, позволяет ускорить процесс изменения номенклатуры продукции и интеграции усилий, направленных на освоение разных областей деятельности.

Тактическое значение ИВС

При всей важности стратегического планирования, в реальных условиях далеко не всегда можно использовать такие подходы в сфере разделения рынка и экономической ориентации фирмы. Для того, кто должен непосредственно заниматься повседневным делом, с простыми, четко определенными целями -- получить, обработать и продать товар, стратегические соображения могут выглядеть как нечто эфемерное.

Иногда ситуация воспринимается так, будто эти крупномасштабные проблемы настолько далеки от простых смертных, что рассматриваются только богами где-то там, на Олимпе. Порой недостаток информации из кабинетов руководства фирмы может даже создать у "масс" рядовых сотрудников впечатление, что такие проблемы не рассматриваются вовсе.

Разумеется, эти проблемы рассматриваются, и, в значительной степени, показателем уровня корпоративной культуры фирмы является то, насколько полно информация о принимаемых решениях, касающихся общих направлений и приоритетов развития, сообщается "вниз", по инстанциям.

Но, коль скоро эти направления определены, каков следующий этап? Он состоит в использовании мелкомасштабных -- тактических -- преимуществ, предоставляемых ИВС. В общем случае, на тактическом уровне, результаты могут быть более ощутимыми, чем при стратегическом рассмотрении, хотя оценка преимуществ является непростой задачей и требует определенной квалификации.

Основные тактические преимущества, получаемые в результате создания информационно-вычислительной службы, можно сгруппировать в следующие категории:

-- Качество информационного обслуживания;

-- Снижение затрат на обработку товаропотоков;

-- Снижение времени обработки;

-- Потенциальная возможность поддержки различных методов организации работы;

-- Увеличение прибыли;

-- Сокращение количества ошибок в документах и удобство внесения изменений;

-- Управляемость фирмы;

-- Сокращение затрат на управление и администрирование.

Как же расставить приоритеты, и на что необходимо делать упор в процессе создания своей ИВС? Очевидно, что первоочередными задачами являются повышение качества информационного обслуживания и сокращение времени обработки информации, поскольку от этих показателей существенно зависит то, как фирма выглядит в глазах своих партнеров и клиентов.

В настоящее время особый упор делается на обеспечение общества качественными товарами. Ужесточается конкурентная борьба, растет накал страстей в борьбе за рынки, которые никогда не увеличиваются так же быстро, как и наши возможности продавать товары. Рост образовательного уровня потребителя влечет за собой повышение уровня требований к качеству продукции. И предприятию, не обладающему современной ИВС, трудно достичь одновременно высокого качества, невысокой цены и существенной прибыли. Однако именно такое сочетание требуется для успеха на современном рынке.

Обоснование решения о создании ИВС

Обоснование необходимости создания ИВС имеет свои особенности.

Оказывается, что, при использовании возможностей, предоставляемых ИВС, могут возникать ситуации, при которых эффективность работы какого-либо подразделения понижается, в то время, как результаты работы другого, имеющего ранее худшие показатели, резко улучшаются. Это указывает на необходимость, так называемого, совокупного обоснования вместо обоснования индивидуального, когда каждое подразделение в отдельности рассчитывает ожидаемые им от функционирования ИВС выгоды.

Ведь если речь идет о проекте, охватывающем множество подразделений, возникает естественная тенденция рассматривать каждое подразделение в отдельности, чтобы выявить, какие выгоды возможны в каждом, отдельно взятом случае. Тогда любое подразделение, не гарантирующее, в результате использования ИВС, получения значительных преимуществ, может быть исключено из зоны обслуживания ИВС, за счет чего уменьшатся проектные издержки. На первый взгляд такой подход может показаться оправданным.

Однако, это не совсем так. Дело в том, что подразделения, которые функционируют, в основном, в качестве "источников данных" (например, группы, получающие и приходующие товар, сырье или комплектующие), не смогут достигнуть того же выигрыша в эффективности, как другие подразделения, те, которые используют поступающую от них информацию. Ведь создание данных, по самой своей природе, требует большой, зачастую рутинной и утомительной работы. Однако эти данные необходимы для полноценного функционирования подразделений другого уровня. Если Вы исключаете из системы источники данных в некой области, то, тем самым, неизбежно создаете информационный вакуум в другой. И эти же данные вынуждены создавать сотрудники других подразделений, поскольку иначе эта информация останется недоступной в рамках системы. При этом увеличиваются издержки функционирования системы, поскольку сотрудникам приходится вводить и проверять на наличие ошибок нехарактерную для них информацию.

Зачастую в подразделениях верхнего уровня не сразу достигается ожидаемое резкое повышение эффективности труда. Такое явление называют "расхождением в производительности". Однако расхождение в производительности означает всего лишь уменьшение ожидавшегося выигрыша применительно к одному подразделению, организация же в целом неизбежно ощутит выигрыш. "Потеря" на самом деле не является потерей. Это всего лишь неисполнение чьих-то необоснованных ожиданий.

Имеется два основных аспекта обоснования необходимости создания ИВС -- стратегический и экономический. Обычно обоснование содержит оба этих компонента и состоит из материальных (экономических) и нематериальных (неэкономических) преимуществ. Нематериальные преимущества состоят из стратегических ( >3 лет) и тактических преимуществ, а материальные преимущества состоят из экономии затрат (бюджетные сокращения), исключения затрат (выполнение работ, которые ранее нельзя было выполнить своими силами) и возросшего объема реализации продукции. Экономия затрат состоит из сокращения трудозатрат, экономии материальных ресурсов и сокращения расходов. Экономия трудозатрат характеризуется также тем, что численность персонала растет медленнее, чем рабочая нагрузка.

Стратегическое обоснование проходит через множество различных этапов одинакового оттенка: "это нужно нам потому, что обещает экономические преимущества в долговременной перспективе". Ссылаются на конкурентоспособность, качество и потребительскую стоимость услуг, уровень квалификации и многие другие факторы, которые не поддаются измерению и поэтому, как правило, объясняются "на пальцах" как нечто притягательное. Сама по себе, такая аргументация не сложна. Надо просто объяснить, почему мы делаем нечто, и какой выигрыш это должно принести. Но благоразумие требует более детального рассмотрения различных вариантов проектирования информационно-вычислительной службы, в особенности потому, что полная, всеобъемлющая ИВС, может оказаться столь дорогостоящей, что поставит под угрозу финансовое благополучие фирмы. Грамотное в финансовом отношении руководство обязательно пожелает детально рассмотреть влияние этих затрат на финансовую ситуацию.

Наличие ИВС, полноценное функционирование этой службы, может не только сократить текущие расходы, но и породить дополнительный сбыт. И в том и в другом случае дело сводится к возросшему доходу. Этот увеличившийся доход должен быть достаточным для того, чтобы обеспечить приемлемый возврат капиталовложений в ИВС. Степень возврата капиталовложений может служить для оценки времени, необходимого для того, чтобы система окупилась. Нужно заметить, что слово "приемлемый" имеет различный смысл для разных людей. Если руководство фирмы проникается уверенностью, что создание ИВС -- единственная возможность обеспечить выживание фирмы, то даже 15-летний период окупаемости может оказаться приемлемым. 15 лет -- очень долгий срок для окупаемости инвестиций, но другие масштабные стратегические решения (например, слияние или приобретение фирм) часто тоже сопряжены с длительным периодом окупаемости. Это означает относительно низкий уровень окупаемости затрат. Важно, чтобы руководство фирмы правильно оценивало подобную ситуацию и отдавало себе отчет в том, почему выбирается этот путь, так, чтобы не порождать у кого бы то ни было нереалистичных ожиданий. Проектом, для которого характерны подобные оценки, следует руководить, сосредотачивая внимание на будущих целях (т.е., придерживаясь японского стиля руководства). Из этого не следует, что для всех проектов системы обязательно ожидается длительный период окупаемости, но для некоторых дело обстоит именно так.

В экономии затрат легче всего поддается учету экономия отдельных элементов, например, сокращение издержек на обслуживание, уменьшение непроизводительных затрат, снижение затрат времени на выполнение рутинных операций. Однако, редко удается обосновать необходимость создания ИВС, используя оценки только такого рода.

Поскольку виды экономии затрат существенно различаются, рассмотрим каждый из них отдельно.

Часто под приемлемой "экономией затрат" понимается трехкратный выигрыш при переходе персонала от работы "вручную" (т.е. с бумажными документами) к работе с документами в электронной форме. Однако такая интерпретация не всегда годится в случае с ИВС. Здесь подразумевается не просто переход отдельно взятых сотрудников к работе с электронными документами, а переход к работе с системой. Наличие ИВС требует совершенно иной организации работы, которая, в зависимости от конкретной ситуации, может быть более или менее продуктивной.

Очень важно правильно определиться, каким же образом Вы собираетесь экономить. Один из наиболее популярных ныне способов добиться существенного снижения расходов -- это сокращение штатов. При наличии, в рамках ИВС, распределенной компьютерной системы, сотрудники профильных подразделений работают на компьютерах, которые установлены непосредственно на их рабочих местах. Работа эта организуется таким образом, что, в то время, как сотрудники работают с экранными образами привычных для них документов, незаметно для них, в, так называемом, фоновом режиме, происходит формирование базы данных, заполнение ее необходимой информацией, обработка и анализ этой информации, формирование электронных документов и их экранных образов, необходимых для работы с информацией сотрудников вышестоящих инстанций. Таким образом, становятся ненужными сотрудники, в должностные обязанности которых входят многочисленные рутинные операции по обработке информации. Но все же нельзя уповать только на сокращение числа работающих, тем более, что увольнение квалифицированных сотрудников всегда нежелательно. Основной выигрыш всё-таки должен состоять в увеличении скорости и точности обработки информации.

Мы уже говорили, что, в общем случае, измерить каким-либо образом экономию бывает непросто. Она, как правило, проявится в поэлементном сокращении труда, увеличении скорости обработки информации, создании условий для своевременного принятия правильных управляющих решений. Существует также класс экономии издержек, который возникает вследствие синергизма (размножения информации) в системе ИВС. Преимущества проявляются в возникновении возможностей, которых не было раньше. Например, если Вы будете использовать возможности ИВС для управления товарными запасами, то получите ряд преимуществ, связанных с оперативным контролем за состоянием товарных запасов и с поддержанием их на должном уровне. Другим примером является экономический анализ: сделка может оказаться более выгодной, если при ее заключении решения принимаются на основе достоверной оперативной и тактической информации. Очевидно, что трудно в полном объеме измерить экономию, полученную благодаря использованию возможностей ИВС. Чтобы документально обосновать размер экономии, понадобится глубоко вникнуть в детали. При этом придется, конечно, проанализировать информацию за достаточно большой период времени.

Когда Вы детально изучаете и анализируете реальную ситуацию, то обнаруживаете, что темп изменения экономической конъюнктуры оказывает существенное влияние на величину рабочей нагрузки. Коммерческие отделы во многих фирмах сталкиваются с резким возрастанием объемов требующей оперативной обработки информации, связанным с увеличением ассортимента товаров и сложности поступающих заказов. Появляются новые виды услуг и новые технологии. Поэтому иногда бывает просто невозможно сравнить эффективность работы того или иного подразделения от одного года к другому.

Эта ситуация может усугубляться тем, что переход к работе с ИВС, как правило, влечет за собой переход к новым способам ведения экономической деятельности, которые, в свою очередь, потребуют изменить методы работы и фактическую загрузку отдельных подразделений.

Во многих случаях наличие информационно-вычислительной службы дает возможность выполнять действия, которые просто не поддаются выполнения в другом режиме. Типичной, в этом смысле, является ситуация, когда какая-то работа не выполнялась бы, если бы не было системы ИВС, просто потому, что ее выполнение невозможно прежними методами. В подобных случаях необходимо оценивать реальные преимущества, получаемые от выполнения этих задач, а не от исключения расходов.

Информатизация как стратегия фирмы

Решение об организации информационно-вычислительной службы является стратегическим в такой же мере, как, например, решение перейти от одного вида деятельности к нескольким, или перейти от состояния единолично руководимой компании к состоянию общественно руководимой корпорации. Это следует из тех обширных изменений, которые неизбежно возникнут в результате создания ИВС.

В первую очередь подвергнутся изменениям связь, планирование и контроль. Причина в том, что, по мере роста фирмы, возникает ситуация, когда дальнейший рост начинает увеличивать удельные затраты (на единицу продукции, товара или услугу) вместо того, чтобы уменьшать их. Это объясняется возрастанием путаницы и бюрократизации; связи становятся более затрудненными и медленными, растут объемы информации и количество исполнителей. Номенклатура товарных групп и услуг становится столь большой, что никто уже не в состоянии следить за всем этим.

Использование возможностей ИВС обеспечивает своевременную реакцию на рост фирмы сверх того предельного размера, при котором еще возможно эффективное управление. Наличие ИВС как бы уменьшает эффективный размер фирмы, делая связи более быстрыми и точными, создавая возможность оперативного поиска нужной информации и более тесно связывая между собой организационные единицы. Информатизация должна позволить осуществлять масштабную экономическую деятельность, поддерживая при этом достаточную близость отношений между подразделениями.

Сама по себе информатизация является внутренним делом фирмы (хотя Вы можете отдать предпочтение "расширенному" семейству, включив в свою сеть постоянных покупателей и поставщиков). Соответственно этому архитектура Вашей системы должна непосредственно отображать информационную модель фирмы и в плане ее организации, и в плане ее функционирования.

Хотя, во многих случаях, она будет моделировать желаемую работу фирмы, а не имеющую место в действительности.

О том, чего не может делать ИВС

Прежде, чем заняться проектированием и реализацией ИВС, следует определить, поддаются ли компьютерному решению те задачи, решение которых Вы собираетесь возложить на систему. Ведь существует много задач, для решения которых одного только наличия ИВС недостаточно.

Само собой разумеется, что ИВС не может решить проблему небрежной или некачественной работы сотрудников. Специалисты, которые работают недобросовестно или не понимают, что они делают, не смогут эффективно использовать те возможности, которые предлагает им система. Для того, чтобы информация, попадающая в систему и порождающая результаты, способные повлиять на политику фирмы, была адекватна и годилась для последующего анализа, необходимо, чтобы сотрудники хорошо понимали используемые методы обработки экономической и деловой информации.

С этим связана и другая проблема -- проблема отсутствия у разработчика программного обеспечения системы полного понимания требований, которым должна отвечать разрабатываемая система.

Проблемы политических отношений между подразделениями не только не могут быть решены посредством создания ИВС, но, более того, могут привести к неудаче проекта. Большой политический смысл может приобрести и сам процесс выбора программной системы и решение о том, сколько и каких компьютеров будет установлено в том или ином подразделении. Одним из основных свойств человеческой натуры является привязанность к обстановке и территории. Поэтому всегда находятся фирмы, обреченные на то, что все начинания в плане модернизации и информатизации не продвигаются у них дальше разговоров. Такие проблемы необходимо учитывать и устранять, по возможности, до того, как разработчики системы приступят к делу.

Задача создания ИВС не может быть реализована в вакууме. Ее нужно рассматривать как часть общей программы по модернизации фирмы и автоматизации управленческих процессов. Оценку создаваемой или покупаемой системы нужно проводить на основе возможностей, которые доступны уже сейчас, а не просто обещаны когда-то в будущем. Поскольку системы ИВС являются достаточно сложной областью информатизации, значительная часть предлагаемого Вам программного обеспечения не является, как правило, достаточно полной и свободной от ошибок. Если потенциальные поставщики программной системы не в состоянии продемонстрировать программное обеспечение, решающее Ваши проблемы, следует тщательно подумать прежде, чнм продолжать сотрудничество с ними, поскольку это сулит значительные затраты на доработку и длительный период отладки системы.

И, наконец, поскольку задача создания информационно-вычислительной службы является долговременной и стратегической, она нее подходит для фирм, которые балансируют на грани банкротства или же весьма энергично ориентируются на текущие доходы, как на единственную меру эффективности. В этих двух ситуациях неизбежны попытки сократить время создания системы за счет ее качества, что, в итоге, неизбежно приведет к увеличению этого времени и, одновременно, породит неразбериху в работе и сумятицу в среде разработчиков и персонала фирмы.

Заключение

Любое управленческое решение, в конечном счете, влияет на экономическое положение предприятия. Другое дело, является ли это влияние заранее предсказуемым, или же оно поддается оценке только после реализации решения. ИВС оказывает на экономическую ситуацию как измеримое, так и неизмеримое влияние. Последнее измеряется в количестве историй о случаях, произошедших, когда "у нас не было возможности сделать это, потому что не было ИВС". Как ни странно, эти истории зачастую позволяют определить уровень удовлетворенности работой службы не хуже, чем самые изощренные методы экономической эффективности. В этом и состоит человеческий аспект эффективности. Именно этот аспект может, в дальнейшем, сыграть основную роль в принятии таких важных решений, как, скажем, решение о необходимости модификации службы или расширения сферы ее деятельности на дополнительные области приложений.

Практически любое влияние на будущее поддается той или иной оценке. Разумеется, может оказаться, что многие прогнозы, сделанные в условиях отсутствия надежных данных, будут неточны, а процесс принятия решений будет долгим до бесконечности. В этом случае важно, чтобы выбиралась разумная оценка, занимающая некое промежуточное положение между безграничным оптимизмом и безграничным консерватизмом.

Уровень неопределенности, присутствующий при оценке таких труднопредсказуемых аспектов, как будущий объем продаж или будущая доля рынка, приводит к тому, что многие руководители даже не пытаются выполнять подобные оценки. Нежелание делать это явно проявляется тогда, когда основные участники оценки потенциальных капиталовложений являются коммерсантами и не интересуются программным совершенством или изяществом проекта. Необходимо осознавать различие между инженерным и бухгалтерским подходами при определении системы ценностей, принимая эти различия во внимание при подготовке обоснований. Нужно также отдавать себе отчет в том, какая степень риска является приемлемой. Особенно важно не сосредотачивать всё внимание на измеримых преимуществах, в ущерб другим, не поддающимся точному измерению, поскольку, как правило, именно последние являются наиболее значимыми.

Оставить комментарий © Copyright Кривелевич Борис Александрович (krivelevitch@rambler.ru) Размещен: 05/03/2011, изменен: 05/03/2011. 39k. Статистика. Статья: Естествознание		Ваша оценка:
Аннотация: Об информатизации фирмы

Кривелевич Борис Александрович : другие произведения.

Об информационно-вычислительной системе